Umowa na prowadzenie social media, co wpisać przed podpisaniem

Dziesięć zapisów, które powinny być w umowie

Poniższa lista wynika z tego, o co firmy najczęściej się spierają po kilku miesiącach współpracy. Nie zastępuje porady prawnika, ale pozwala zadać wykonawcy właściwe pytania, zanim podpiszesz.

Prawa autorskie do postów i grafik

Tekst posta i grafika są utworami, więc do ich wykorzystania w firmie potrzebujesz licencji albo przeniesienia praw. Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych wymaga, by umowa wymieniała pola eksploatacji, na przykład publikację w internecie i w mediach społecznościowych. Brak takiego wskazania bywa wykorzystywany w sporze po rozstaniu z wykonawcą. Treść ustawy znajdziesz w Internetowym Systemie Aktów Prawnych. Zapytaj więc wprost: czy po zapłacie wszystkie materiały są moje i czy mogę z nich korzystać po zakończeniu umowy.

W abonamencie Mediowej posty i grafiki z twojego planu publikujesz we własnych profilach, a profile pozostają u ciebie od pierwszego dnia, bo publikujesz z linku w mailu i nikt nie dostaje hasła.

Przykład kosztu wcześniejszego wyjścia z umowy

Wyobraź sobie agencję, która bierze 1 500 zł netto miesięcznie i podpisuje umowę na 12 miesięcy z karą w wysokości trzech miesięcznych opłat za wcześniejsze rozwiązanie. Po czterech miesiącach widzisz, że posty są ogólne i nie przynoszą zapytań. Zostało osiem miesięcy, więc wyjście kosztuje 4 500 zł kary netto, a zostanie do końca umowy 12 000 zł netto. Ta sama sytuacja przy umowie na trzy miesiące z miesięcznym wypowiedzeniem to koszt jednej opłaty.

Liczby w pierwszych dwóch wierszach to przykład ilustrujący mechanikę, a nie cennik konkretnej agencji. Sprawdź własną ofertę i porównaj z cennikiem agencji social media.

Kto powinien mieć dostęp do profilu

Najbezpieczniejszy układ to profil zarejestrowany na twoją firmę, z tobą jako administratorem w Meta Business Suite. Wykonawca dostaje rolę z ograniczonymi uprawnieniami, którą możesz zabrać jednym kliknięciem. Gdy agencja zakłada profil na swoim koncie, odzyskanie go po zakończeniu współpracy bywa trudne. Informacje o rolach i uprawnieniach opisuje Centrum pomocy Meta. To samo dotyczy domeny i skrzynki firmowej, na przykład gdy przy okazji szukasz wolnej domeny dla nowej marki, warto od razu rejestrować ją na firmę, a nie na wykonawcę.

Jak długo wiązać się z wykonawcą

Efekty widać po kilku tygodniach regularnych postów, ale nie warto zamykać się na rok z kimś, kogo nie znasz. Rozsądny układ to trzy miesiące na start z jednomiesięcznym wypowiedzeniem, a dopiero potem umowa na czas nieokreślony. Pytaj też, co się dzieje po wypowiedzeniu: czy dostajesz pliki graficzne i teksty w otwartych formatach, czy musisz prosić o każdy z osobna. Przy wyborze formy współpracy przeczytaj outsourcing social media dla małej firmy i freelancer social media cena.

Pięć sygnałów ostrzegawczych w ofercie

Zanim podpiszesz, zwróć uwagę na zdania, które wyglądają niewinnie, a przesuwają ryzyko na ciebie.

• Cena podana bez liczby postów i grafik, więc nie wiesz, za co płacisz.
• Wykonawca żąda haseł do profilu zamiast dostępu przez rolę w Meta Business Suite.
• Brak zapisu o tym, kto jest właścicielem grafik po zakończeniu umowy.
• Automatyczne przedłużenie umowy na kolejny rok bez przypomnienia.
• Obietnica konkretnej liczby obserwujących lub sprzedaży, bez wskazania, jak będzie mierzona.

Jeśli dwa z pięciu punktów pojawiają się w ofercie, poproś o zmianę zapisów albo porównaj inne warianty współpracy, zanim zapłacisz pierwszą fakturę.

Kiedy umowa nie jest potrzebna

Przy gotowym planie postów w abonamencie nie przekazujesz nikomu profilu, więc większość tych ryzyk znika. Regulamin określa zakres, cena jest znana, a rezygnujesz w dowolnym miesiącu. Dotyczy to małych firm, które potrzebują regularności, a nie strategii i kampanii reklamowych. Gdy potrzebujesz reklam płatnych, warsztatów lub obsługi wielu marek, umowa z agencją ma sens, ale zapisy z tabeli powyżej obowiązują. Zakres planów zobaczysz w cenniku i na stronie zarządzanie social media, a porównanie z biurem w tekście agencja social media czy Mediowa.